Koninklijk Nederlands Vervoer (KNV) en Openbaar Vervoer Nederland (OV-NL) zijn op zoek naar een managementassistent (m/v/x) voor hun gezamenlijke kantoor in Den Haag.
Ben jij degene die vooruitdenkt, overzicht houdt en complexe planningen moeiteloos laat verlopen? Krijg je energie van organiseren, schakelen met verschillende stakeholders en het ondersteunen van een klein, professioneel team? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor je.
Koninklijk Nederlands Vervoer (KNV) is de landelijke ondernemersorganisatie voor het personenvervoer. KNV behartigt al bijna 150 jaar de belangen van vervoersondernemers en is een belangrijke gesprekspartner voor overheden, opdrachtgevers en maatschappelijke organisaties.
Binnen KNV werken verschillende mobiliteitsbranches samen aan een toekomstbestendig, veilig en toegankelijk vervoerssysteem. In deze functie ga je specifiek aan de slag voor de branche openbaar vervoer en ondersteun je de activiteiten van Openbaar Vervoer Nederland (OV-NL), de vereniging van Nederlandse openbaarvervoerbedrijven.
Onze organisatie bestaat uit 14 betrokken collega’s. Door de kleinschaligheid zijn de lijnen kort, krijg je veel verantwoordelijkheid en maak je iedere dag zichtbaar verschil. Je werkt vanuit een prachtige locatie in Den Haag, met ruimte voor eigen initiatief, een goede werk-privébalans en een prettige, collegiale werksfeer.
Wat ga je doen?
Je werkt voor de branche openbaar vervoer binnen KNV en OV-NL en ondersteunt in dat kader de voorzitter, secretaris, hoofd juridische zaken en diverse bestuursorganen die zich dagelijks inzetten voor de belangenbehartiging van openbaarvervoerbedrijven in Nederland. Je schakelt dagelijks met interne en externe stakeholders, waaronder vervoerders, ministeries, vakorganisaties, overlegpartners en externe secretariaten.
De kern van de functie ligt bij het organiseren en coördineren van een groot aantal complexe afspraken en vergaderingen. Je bewaakt agenda’s, legt verbanden tussen verschillende dossiers en zorgt voor optimale ondersteuning.
Je bent een alerte en energieke professional die snel doorheeft wat er speelt, vlot beslissingen neemt en adequaat handelt. Je kunt in een hoog tempo werken, maar blijft daarbij nauwkeurig, zorgvuldig en kwaliteitsgericht.
Kortom: een veelzijdige functie waarin plannen, organiseren, coördineren en ontzorgen centraal staan.
Taken
- Beheren van complexe agenda’s, inclusief het bewaken van deadlines en de voorbereiding van vergaderingen, overleggen en afspraken.
- Beheren van diverse mailboxen en verzorgen van professionele e-mail- en telefooncorrespondentie.
- Aanvragen van offertes, reserveren van vergaderlocaties en coördineren van de praktische organisatie van bijeenkomsten.
- Opbouwen en onderhouden van een sterk intern en extern netwerk.
- Bevorderen van een goede samenwerking met aangesloten bedrijven en stakeholders
- Stellen van prioriteiten en bewaken van overzicht, ook onder tijdsdruk.
- Incidentele ondersteuning bij communicatieactiviteiten, zoals het opstellen en verzorgen van digitale nieuwsbrieven.
- Bijdragen aan de organisatie van enkele evenementen.
- Facilitaire ondersteuning van het bureau en de dagelijkse kantoororganisatie.
- Beheren en actualiseren van het digitale archief (SharePoint) en CRM-systeem
We vragen
- MBO+ of HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of management ondersteunende richting.
- Minimaal vier jaar ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of secretariaatsmedewerker.
- Sterke digitale vaardigheden en ruime ervaring met Microsoft 365.
- Uitstekende schrijf- en communicatievaardigheden.
- Affiniteit met onlinecommunicatie en websites.
- Proactiviteit, zelfstandigheid, servicegerichtheid.
Wat we bieden
- Een dienstverband van 16 tot 24 uur per week, verdeeld over 3 of 4 werkdagen, waarbij vrijdag een vaste werkdag is.
- Een salaris van € 4.000 tot € 4.500 bruto per maand op basis van een 40-urige werkweek, afhankelijk van kennis en ervaring.
- 35 vakantiedagen per jaar op basis van een fulltime dienstverband.
- Een aantrekkelijke pensioenregeling.
- 8% vakantiegeld.
- Een laptop en telefoon van de zaak.
- Reiskostenvergoeding.
- De mogelijkheid om gedeeltelijk vanuit huis te werken.
- Een werkplek op een inspirerende locatie in hartje Den Haag.
- Perfect bereikbaar met openbaar vervoer en fiets vanwege de directe ligging naast CS.
- Gratis gebruik van de fitnessruimte in het kantoorgebouw.